Toute personne qui demande un visa néerlandais doit présenter une liste de documents aux autorités néerlandaises compétentes. Il peut s’agir de documents d’état civil (tels que les actes de mariage et de naissance), de décisions de justice ou de diplômes universitaires.
Étant donné que ces types de documents sont délivrés dans le pays de résidence du demandeur, ils doivent être légalisés pour être admissibles aux Pays-Bas.
Des autorités compétentes sont chargées de la légalisation des documents pour un visa néerlandais. Lors de la légalisation d’un document, les autorités compétentes vérifient :
- si le document a été délivré par une autorité compétente de votre pays d’origine
- Le sceau/timbre et la signature du document sont authentiques.
- Le document est délivré dans le bon format
La manière dont vous pouvez légaliser un document pour un visa néerlandais dépend de votre pays de résidence.
Légalisation de documents pour un visa néerlandais au moyen d’un cachet d’apostille
Les Pays-Bas font partie de la Convention Apostille, qui compte 117 Etats membres. Les Etats membres de la Convention Apostille ont facilité le processus de légalisation des documents pour les autres pays membres.
Cela signifie que si vous venez d’un autre pays membre de la Convention Apostille, vous n’avez pas besoin de faire légaliser vos documents par les deux autorités : les autorités de votre pays et les autorités néerlandaises. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un cachet d’apostille que vous pouvez obtenir auprès des autorités compétentes de votre pays d’origine (en général, le ministère des Affaires étrangères).
Si un document est muni d’un cachet d’apostille, les autorités néerlandaises l’accepteront comme étant valable aux Pays-Bas.
Exigences pour votre document
Avant que les autorités de votre pays puissent légaliser votre document au moyen d’un cachet d’apostille, les documents doivent également être conformes aux normes.
Tout d’abord, le document doit être original et complet, et inclure tous les autres documents ou annexes auxquels il fait référence.
Il doit être délivré par les autorités officielles chargées de la délivrance de ce document dans votre pays. Un fonctionnaire de l’organisme émetteur doit ensuite la signer. Dans de nombreux cas, vous devrez également le faire certifier par un avocat ou un notaire.
Le document doit également être traduit dans l’une des langues officielles des Pays-Bas.
Quels sont les documents qui peuvent être légalisés ?
Les documents les plus courants qui peuvent être légalisés sont les suivants :
- Les actes de naissance
- Actes de mariage
- Actes de décès
- Documents prouvant le statut de célibataire
- Certificats d’études
- Contrats commerciaux
Légalisation des documents pour les visas néerlandais pour les pays non membres de la Convention Apostille
Si vous venez d’un pays qui ne fait pas partie de la Convention Apostille, la procédure de légalisation de vos documents est légèrement plus longue et plus compliquée.
La procédure se déroule comme suit :
- Une fois que vous avez obtenu un document (qui répond aux exigences ci-dessus), vous devez le présenter à une autorité compétente dans votre pays d’origine (généralement, le ministère des affaires étrangères).
- Ces autorités confirment que le document a été délivré et signé par les autorités compétentes en y apposant un autocollant ou un cachet.
- Cette vignette ou ce cachet informe les autorités néerlandaises que vous avez reçu votre document des autorités compétentes.
- Ensuite, une fois que les autorités de votre pays d’origine ont confirmé l’authenticité de votre document, les autorités néerlandaises doivent faire de même.
- C’est l’ambassade/consulat néerlandais dans votre pays qui doit légaliser le document et y apposer son propre autocollant/timbre.
Traduction légale des documents pour le visa néerlandais
Tous les documents que vous devez présenter lors de votre demande de visa néerlandais doivent être rédigés dans l’une de ces langues :
- Anglais
- Français
- Allemand
- Néerlandais
Si ce n’est pas le cas, vous devez les faire traduire par un traducteur assermenté. Le traducteur doit être agréé par un tribunal néerlandais.
Si votre traducteur n’est pas enregistré aux Pays-Bas, les documents traduits doivent également être légalisés.
Les seuls documents qui ne nécessitent pas de traduction sont les extraits multilingues d’actes d’état civil, étant donné qu’ils sont délivrés en neuf langues.
Légalisation des documents pour les ressortissants de l’UE
Les ressortissants de l’UE qui doivent présenter un document aux autorités néerlandaises n’ont plus besoin de faire légaliser leurs documents avec un cachet d’apostille.
En février 2019, un règlement est entré en vigueur pour faciliter la présentation de documents entre différents pays membres de l’UE.
Selon le règlement sur les documents publics (règlement 2016/1191), adopté le 6 juillet 2016 et entré en vigueur le 16 février 2019 :
- Les pays de l’UE doivent accepter les documents publics, tels que les certificats de naissance/mariage/décès, qui ont été délivrés par un autre pays membre de l’UE comme étant authentiques sans avoir besoin d’un cachet d’apostille.
- Les citoyens de l’UE ne doivent plus fournir à la fois l’original et la copie certifiée conforme d’un acte public. Dans ce cas, les autorités néerlandaises doivent accepter le document délivré par l’autre pays de l’UE.
- Les citoyens de l’UE ne sont plus tenus de fournir une traduction de leur document public. Dans ce cas, si le document n’est pas rédigé dans l’une des langues acceptées par les autorités néerlandaises, vous pouvez demander aux autorités de votre pays d’origine de vous délivrer un formulaire standard multilingue, disponible dans toutes les langues de l’UE.
- Si les autorités européennes du pays dans lequel vous présentez le document (dans ce cas, les Pays-Bas) exigent que vous fournissiez une traduction certifiée, elles doivent également accepter une traduction provenant de n’importe quel pays de l’UE.
Légalisation de documents néerlandais à présenter à l’étranger
La même procédure s’applique si vous avez des documents néerlandais que vous devez faire légaliser avant de les présenter aux autorités d’un autre pays.
Si le pays étranger dans lequel vous présentez le document fait partie de la Convention Apostille, vous devez obtenir un cachet Apostille.
Si le pays étranger ne fait pas partie de la Convention Apostille ou de l’UE, vous devez faire légaliser vos documents auprès de l’ambassade ou du consulat du pays étranger. Avant cela, les autorités néerlandaises doivent confirmer leur authenticité.
Vous trouverez une liste des pays membres de la Convention Apostille à l’adresse suivante Site de la HCCH (Conférence de La Haye de droit international privé).